Resumen Comisión de Jornadas mar07-sep07

Coordinadora: Alicia Ortigosa Alcón
Nº de personas implicadas en la organización de las jornadas: 26 (aunque hay 34 personas inscritas en el foro)

La comisión jornadas comenzó a comunicarse utilizando listas de correo, pero rápidamente se pasó al uso del foro, como sistema mucho más eficaz para una transmisión fluida de la información. Según este dato y teniendo en cuenta que el el foro tienen lugar muchos más mensajes, dado que son más cortos, la actividad desde su creación (el 10 Mayo de 2007), ha sido de 1001 mensajes (a dia 1 de Octubre de 2007) y 113 temas diferentes.

El foro se organiza en 9 subforos, denominados: Artístico, Científico, Financiero, Logístico, Web, Medios, General y Reuniones
Septiembre ha sido el mes en el que más se ha participado, con 310 post nuevos.

Actividad por comités:

La organización de las jornadas se afrontó, dividiendola en 7 comites: Artistico, Cientifico, Financiero, Logistico, Web y Burocratico.
Cada comité posee 2 coordinadores (excepto financiero que sólo posee uno), que se encargan de organizar su parcela de trabajo.

Científico

• Elaboración del programa científico:
  • Selección de los temas para mesas redondas y conferencias.
  • Selección de ponentes y posibles suplentes.
  • Establecimiento de un moderador y un coordinador por mesa.
  • Toma de contacto con los ponentes por medio de una carta estandarizada con un párrafo variable según ponente y mesa (ejecutándose en este momento).

• Supervisión del material audiovisual necesario durante las jornadas.

Financiero

• Elaboración de una carta para petición de subvenciones y ayudas económicas a distintas entidades, que finalmente no llegó a utilizarse.

• Elaboración de presupuestos:
  • Presupuesto para el Vicerrectorado de Investigación de la Universidad de Granada.
  • Presupuesto para la Junta de Andalucía.
  • Presupuesto general.

• Supervisión, registro y almacenaje de todas las facturas y gastos que se van ocasionando por las jornadas.

Burocrático

• Reuniones con las distintas entidades y organismos para pedir infraestructuras y ayuda económica.
  • Reunión con el Vicerrector de Investigación: La Universidad de Granada prestará ayuda económica, pero sobre todo de infraestructuras.
  • Reunión con distintas concejalías del Ayuntamiento de Granada: Juventud, Cultura, Educación y Presidencia: Estamos a la espera de que nos contesten a la petición de que nos cedan de forma gratuíta el Carmen de los Mártires para la cena de clausura.
  • Reunión con la Consejería de Innovación, Ciencia y Tecnología de la Junta de Andalucía: La Junta se ofrece a hacer frente a los gastos que generen las jornadas, ofreciéndonos además ayuda de personal si fuese necesaria.
  • Reuniones varias con los administradores de las universidades-sedes de las jornadas: los administradores piden presentación formal de una carta con las peticiones y al poco tiempo confirman la posibilidad de usar sus dependencias.

Medios

• Creación del modelo de cartel publicitario para las jornadas.
  • Impresión de los 100 primeros carteles A3. Quedan que imprimir otros 100 A3 y se ha pensado también 4 A0 y 30 A1.

• Redacción y distribución de los comunicados a prensa, radio y TV.

Logístico

• Elección del lugar de realización de las jornadas.

• Manutención de los asistentes para comidas y cenas de todos los días, incluido coffe-break de media mañana y media tarde. Búsqueda de cáterings y establecimiento de contacto con comedores universitarios.

• Elección del lugar de la cena de inauguración/clausura.

• Supervisión de la organización de la actividad cultural: Corte Inglés.

• Alojamiento y manutención de los ponentes: Carmen de la Victoria (subvencionado por la Universidad de Granada).

• Alojamiento de los asistentes: Albergue juvenil de Granada.

• Gestión de posibles transportes dentro de Granada.

• Supervisión de la organización de los viajes de ponentes y asistentes: Corte Inglés.

Web

• Creación y mantenimiento de la página web, manteniendo la información actualizada por medio del contacto con el resto de los comités.

• Coordinación y supervisión de las inscripiciones (formulario de inscripción en preparación).
• Coordinación y supervisión del concurso de posters.

• Se estudia la posibilidad de premiar la asistencia subiendo el precio de la inscripción a cambio de devolver el 50% si se demuestra la asistencia, para ello se propone utilizar un sistema de acreditaciones con código de barras y lector de código de barras en la puerta de la sala.

Artístico

• Generación del lema y logo de las jornadas.

• Elección del sello de las jornadas (en proceso).

• Regalos:
  • Ponentes.
  • Asistentes: bolsa con portafolios, identificación, información de la ciudad, planos, etc. (Contacto con la Concejalía de Turismo para que faciliten folletos...)
  • Coordinadores/Organizadores.

• Merchandaising:
  • Selección de los productos/número/precio: Imanes, Espejos, Camisetas, Chapas, Carpetas, Llaveros, Tazas.
  • Coordinación con la comisión de movilizaciones para incluir productos que necesiten.

• Concurso de posters:
  • Elección de forma de distribución de los premios.
  • Elección del jurado.
  • Lugar de exposición (espacio-temporal).
  • Forma de presentación de los posters (anónimos?).

• Elaborarión de Certificados, Libro de Abstract+Programa, Trípticos informativos.

¡NECESIDADES!

-Nombres para la mesa "política".
-Dominio+hosting para la página de las jornadas (útil para años sucesivos y fácil de quitar si se dejan de organizar las jornadas... muy barato!)
-Lista de socios de la FJI para poder financiar más (viajes para socios hasta 150 euros, para nos socios hasta 100 euros).
-Dudas varias a plantear en el punto del orden del día de la asamblea.